การพัฒนาระบบงานทางคอมพิวเตอร์
การพัฒนาระบบงาน (System Development) เป็นกระบวนการพัฒนาระบบงานเดิม ให้เป็น ระบบการทํางานแบบให้ มีจุดประสงค์ให้ระบบการทํางานมีประสิทธิภาพมากขึ้น สําหรับการพัฒนา ระบบงานทางคอมพิวเตอร์นอกจากจัดหาอุปกรณ์ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อนํามาใช้งานแล้วยังต้อง จัดหาโปรแกรมประยุกต์งานมาใช้ในการดําเนินงานอีกด้วย ขั้นตอนการสร้างโปรแกรมประยุกต์งาน อาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม ในที่นี้มีแนวทาง ดําเนินงานดังนี้
1.) ขั้นกําหนดขอบเขตปัญหา
2.) ขั้นวางแผนและการออกแบบ
3.) ขั้นดําเนินการเขียน คําสั่งงาน
4.) ขั้นทดสอบและแก้ไขโปรแกรม
5.) ขั้นจัดทําคู่มือระบบ
6.) ขั้นการติดตั้ง
7.) ขั้นการบํารุงรักษา
1.ขั้นกําหนดขอบเขตปัญหา (Problem Definition) เริ่มต้นด้วยการศึกษาวิเคราะห์ระบบงานเดิม เพื่อพัฒนาระบบงานให้ อาจวิเคราะห์งานจาก ผลลัพธ์ เช่น รูปแบบรายงาน เพื่อวิเคราะห์ส่วนที่เกี่ยวข้องต่อไป เช่น สมการที่ใช้คํานวณ การนําเข้า ข้อมูลที่ใช้ประมวลผล กรณีเป็นระบบงานใหญ่ ความซับซ้อนของงาน
ย่อมมากขึ้น อาจเริ่มจากสภาพปัญหา โดย รวบรวมข้อมูลปัญหาและ ความต้องการ ต่าง ๆ จากผู้เกี่ยวข้อง เช่น ผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติงาน เพื่อสรุป และศึกษา ความเป็นไปได้ ในการพัฒนาระบบงานให้ การกําหนดความต้องการ (Requirements Specification) เป็นความต้องการ ประสิทธิภาพการทํางานจากระบบงานให้ รวบรวมข้อมูลความต้องการโดยใช้เครื่องมือทางสถิติ เช่น แบบสอบถาม แบบสัมภาษณ์ การสังเกต เพื่อหาข้อสรุปรวมกันที่ชัดเจนระหว่างผู้พัฒนาระบบและผู้ใช้ ระบบ การกําหนดความต้องการนั้นมีแนวทางในการดําเนินงาน ดังนี้
1.) ประสานงานรวบรวมข้อมูลจากผู้ที่เกี่ยวของกับระบบ เพื่อประมวลความต้องการทั้งหมด
2.) จัดทําข้อสรุปความต้องการ บันทึกลงเอกสาร และลงนามทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เพื่อป้องกัน ข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในขั้นตอนรับมอบระบบงาน
3.) การให้คําจํากัดความตาง ๆ ในเอกสาร ต้องมีความชัดเจน ไม่กํากวม การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) ศึกษาสิ่งที่เกี่ยวของกับระบบงานที่เป็นปัจจัย เอื้อต่อการทํางาน หรืออุปสรรคในการทํางานมีแนวศึกษา ดังนี้
1.) ศึกษาความเป็นไปได้ด้านเทคนิค (Technical Feasibility) เช่น ศึกษาระบบ คอมพิวเตอร์ที่มีอยู่เดิมต้องปรับปรุง (Upgrade) ประสิทธิภาพเครื่องอย่างไรบาง
2.) ศึกษาความเป็นไปได้เชิงเศรษฐศาสตร์ (Economical Feasibility) เช่น ต้นทุนค่าใช้จ่าย ในการดําเนินงานระบบงานให้ หรือด้านงบประมาณที่ได้รับการจัดสรร รวบรวมโดย นางพวงพรรณ สุพิพัฒนโมลี ตําแหน่ง ครูชํานาญการ โรงเรียนชัยภูมิภักดีชุมพล
3.) ศึกษาความเป็นไปได้ด้านการปฏิบัติงาน (Operational Feasibility) เช่น ทักษะเดิมของ ผู้ใช้ระบบงานให้ การยอมรับระบบให้ที่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในการทํางาน
2. ขั้นวางแผนและการออกแบบ (Planning & Design) ขั้นตอนการวางแผนวิเคราะลําดับการทํางานมีหลายวิธีให้เลือกใช้ เช่น วิธีอัลกอริทึม (Algorithm) วิธีซูโดโคด (Pseudocode Design) วิธีผังงาน (Flowchart) ลําดับขั้นตอนการออกแบบ ระบบ เช่น การออกแบบรูปแบบการแสดงผล (Output Design) การออกแบบรูปแบบการนําเข้า ข้อมูล (Input Design) มีแนวทางการออกแบบระบบ ดังนี้
1.) จํานวนและประเภทเนื้อหาของข้อมูล (Content) ต้องมีเพียงพอ ครบถ้วนสมบูรณ์ นําเสนอเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวของกันและแยกเป็นระบบงานย่อย
2.) รูปแบบ (Form) การนําเสนอข้อมูลต้องอยู่ในรูปแบบที่ผู้ใช้ระบบเข้าใจงาย เช่น การ นําเสนอข้อมูลสรุปด้วยกราฟดีกว่าการนําเสนอข้อมูลสรุปในรูปแบบตาราง
3.) รูปแบบแสดงผล (Output Format) คํานึงว่าเป็นการแสดงผลรายงานทางจอภาพ หรือ เครื่องพิมพ์ เพราะการกําหนดรูปแบบ และรายละเอียดมีความแตกตางกัน
3. ขั้นดําเนินการเขียนคําสั่งงาน (Coding) เป็นขั้นตอนเขียนคําสั่งควบคุมงาน ด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ตามกฎเกณฑ์ไวยากรณ์ที่กําหนดไว้ ต้องลําดับคําสั่งตามขั้นตอนที่วิเคราะห์ว่า สําหรับขั้นตอนการเขียนคําสั่งงาน มีแนวทางดําเนินงาน ดังนี้
1.) จัดทีมงานในองค์กรวิเคราะห์และพัฒนาระบบงานเอง มีข้อดี คือ ปรับแก้ไขโปรแกรมได้ ตามต้องการ ได้รับความรวมมือจากคนในองค์กรในระดับดี เพราะเป็นกลุ่มบุคคลในองค์กร เดียวกัน ข้อเสีย คือ หากไม่มีหน่วยงานรับผิดชอบโดยตรง เป็นการทํางานเฉพาะกิจ จะ เกิดความเสี่ยงในระบบงาน เช่น งานลาชา หรืองานไม่เสร็จสิ้นตามกําหนด
2.) จัดซื้อโปรแกรมสําเร็จรูป ข้อดี คือ มีโปรแกรมที่นํามาใช้กับงานได้ทันที งานขององค์กรไม่ หยุดชะงัก และมีบริการอบรมการใช้โปรแกรม ส่วนใหญ่โปรแกรมออกแบบมาดี จึงใช้งาน ง่าย ข้อเสีย คือ โปรแกรมสําเร็จรูปมีข้อจํากัดในตัวเอง ไม่สามารถตอบสนองความ ต้องการผู้ใช้ระบบได้ครอบคลุมทุกด้าน และผู้ใช้ไม่สามารถแก้ไขข้อจํากัดตาง ๆ ของ โปรแกรมได้ด้วยต้นเอง
3.) จัดจ้างบริษัทพัฒนาระบบ ข้อดี คือ พัฒนาระบบงานได้รวดเร็วเพราะมีทีมงานที่มีความ ชํานาญงานระบบงานตรงตามความต้องการของผู้ใช้ระบบ ข้อเสีย คือ ค่าจ้างการพัฒนามี ราค่าสูง เพราะต้องวิเคราะห์ระบบงานให้ และรวมราคาการบํารุงรักษาโปรแกรมใน อนาคตไวแล้ว
4. ขั้นทดสอบและแก้ไขโปรแกรม (Testing & Debugging) การทดสอบการทํางานของโปรแกรมแบงออกเป็น 2 ช่วงคือ ช่วงแรกทดสอบโดยพัฒนา ระบบงานเองโดยใช้ข้อมูลสมมติ ทดสอบเพื่อหาข้อผิดพลาดจากการใช้ไวยากรณ์คําสั่ง และวิเคราะห์ เปรียบเทียบผลลัพธ์การทํางานกับจุดประสงค์ของงาน หากไม่มีข้อผิดพลาดใด ๆ จึงสงมอบการทําสอบ อีกช่วงคือ ทดสอบโดยผู้ใช้ระบบงานจริง ทั้งนี้ข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทดสอบ โดยสรุปมี 2 รูปแบบ คือ
1.) ข้อผิดพลาดที่เกิดจากการใช้คําสั่งผิดรูปแบบไวยากรณ์ที่ภาษากําหนดไว้ (Syntex Errors)
2.) ข้อผิดพลาดที่เกิดจากกระบวนการวิเคราะห์งานผิด (Logic Error) กรณีระบบงานขนาดใหญ่ การทดสอบระบบงานให้ โดยผู้ใช้ระบบอาจต้องฝึกอบรมการใช้ โปรแกรมก่อนแล้วจึงหาข้อสรุปข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น มีแนวทางจัดฝึกอบรมการใช้โปรแกรม ดังนี้
1.) ฝึกอบรมโดยวิทยากร ใช้วิธี บรรยาย สาธิต และจําลองข้อมูลนําเข้า เพื่อทดสอบระบบ
2.) เรียนรู้ด้วยต้นเอง ผู้ใช้ระบบศึกษาอ่านจากคู่มือระบบงาน หรือใช้ซีดีรอมเรียนรู้ด้วยต้นเอง
5. ขั้นจัดทําคู่มือระบบ (Documentation) เมื่อโปรแกรมผ่านการทดสอบ ผู้พัฒนาระบบจะต้องรวบรวมเอกสารเพื่อจัดทําคู่มือการใช้ ระบบงานให้ คู่มือระบบงานมีความสําคัญมาก เพราะเปรียบเสมือนกับพิมพ์เขียวของบาน คู่มือระบบ จึงถูกใช้เพื่อศึกษารูปแบบระบบงานเพื่อพัฒนาระบบในอนาคต คู่มือระบบมีหลายรูปแบบ เช่น
1.) คู่มือสําหรับผู้ใช้ระบบ (User Documentation) เป็นส่วนอธิบายขั้นตอนการทํางานของ ระบบเพื่อให้ผู้ใช้ระบบเรียนรู้การทํางาน เช่น วิธีกรอกข้อมูลในส่วนตาง ๆ
2.) คู่มือระบบงาน (System Documentation) จัดทําสําหรับผู้ดูแลระบบ เช่น ขั้นตอนการ ติดตั้งโปรแกรม การแก้ปัญหาระบบงานขั้นพื้นฐาน
6. ขั้นการติดตั้ง (Implementation)ป็นขั้นตอนนําระบบให้ที่ผ่านการทดสอบ และได้รับการยอมรับจากกลุ่มตัวแทนผู้ใช้ระบบว่า สามารถนํามาทดแทนระบบงานเดิม มีแนวทางใช้ระบบงานให้ ดังนี้
1.) ติดตั้งระบบแบบหยุดระบบงานเดิมทั้งหมด และใช้ระบบงานให้ทันที (Direct Changeover) วิธีนี้สะดวกกับผู้ใช้คือ ทํางานระบบงานเดียว แต่มีความเสี่ยงสูง หาก ระบบงานให้มีปัญหาจะไม่สามารถใช้ระบบงานระบบใดได้เลย
2.) ติดตั้งระบบแบบคู่ขนาน (Parallel Running) เป็นการทํางาน 2 ระบบในคราวเดียวกัน เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับระบบงานให้ ยังคงมีระบบงานเดิมสํารองความผิดพลาด ที่ไม่อาจคาดคิด เกิดขึ้นได้ แต่เป็นการเพิ่มภาระงานของผู้ใช้ระบบที่ต้องทํางานทั้ง 2 ระบบ จนกว่าแน่ใจว่าระบบงานให้ สามารถใช้รองรับการทํางานได้โดยไม่มีข้อผิดพลาดใด ๆ
3.) ติดตั้งระบบแบบทีละเฟส (Phase Changeover) เป็นการติดตั้งระบบย่อยทีละระบบจาก ระบบงานทั้งหมด เพื่อพิจารณาประสิทธิภาพการทํางาน หากมีข้อผิดพลาดที่เฟสใดจะ ดําเนินการแก้ไขเฉพาะเฟสนั้นก่อน จากนั้นจึงขยายจนครบทั้งระบบ
4.) ติดตั้งระบบแบบโครงการนํารอง (Pilot Project) พิจารณาจัดทําเฉพาะงานของหน่วยงาน ในองค์กรที่มีความสําคัญและความจําเป็น พิจารณาผลงานที่ได้ หากไม่มีปัญหาเรื่องใด จึง ขยายระบบงานตอไป
7. ขั้นการบํารุงรักษา (Maintenance) เป็นการดูแลระบบงานหลังติดตั้งระบบ ให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานได้ตลอดเวลา สาเหตุที่ต้อง บํารุงรักษา มีดังนี้
1.) การบํารุงรักษาด้วยการแก้ไขระบบให้ถูกต้อง (Corrective Maintenance) เป็น ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นหลังจากมีการใช้ข้อมูลจริงในระบบงาน ซี่งตรวจสอบไม่พบในขั้นการ ทดสอบระบบ
2.) การบํารุงรักษาด้วยการปรับปรุงให้ดีขึ้น (Perfective Maintenance) เป็นการปรับ ระบบงานกรณีผลกระทบอื่น เช่น การปรับปรุงการคํานวณภาษีที่มีการเปลี่ยนแปลงไปตาม นโยบายของรัฐ
3.) การบํารุงรักษาด้วยการป้องกัน (Preventive Maintenance) เช่น ป้องกันการเกิดความ สูญหายของข้อมูลที่อาจเกิดจากระบบไฟฟ้า การทําระบบสํารองข้อมูล การป้องกันไวรัส คอมพิวเตอร์ (Virus) การบุกรุกข้อมูล (Hacker)
การพัฒนาระบบงาน (System Development) เป็นกระบวนการพัฒนาระบบงานเดิม ให้เป็น ระบบการทํางานแบบให้ มีจุดประสงค์ให้ระบบการทํางานมีประสิทธิภาพมากขึ้น สําหรับการพัฒนา ระบบงานทางคอมพิวเตอร์นอกจากจัดหาอุปกรณ์ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อนํามาใช้งานแล้วยังต้อง จัดหาโปรแกรมประยุกต์งานมาใช้ในการดําเนินงานอีกด้วย ขั้นตอนการสร้างโปรแกรมประยุกต์งาน อาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม ในที่นี้มีแนวทาง ดําเนินงานดังนี้
1.) ขั้นกําหนดขอบเขตปัญหา
2.) ขั้นวางแผนและการออกแบบ
3.) ขั้นดําเนินการเขียน คําสั่งงาน
4.) ขั้นทดสอบและแก้ไขโปรแกรม
5.) ขั้นจัดทําคู่มือระบบ
6.) ขั้นการติดตั้ง
7.) ขั้นการบํารุงรักษา
1.ขั้นกําหนดขอบเขตปัญหา (Problem Definition) เริ่มต้นด้วยการศึกษาวิเคราะห์ระบบงานเดิม เพื่อพัฒนาระบบงานให้ อาจวิเคราะห์งานจาก ผลลัพธ์ เช่น รูปแบบรายงาน เพื่อวิเคราะห์ส่วนที่เกี่ยวข้องต่อไป เช่น สมการที่ใช้คํานวณ การนําเข้า ข้อมูลที่ใช้ประมวลผล กรณีเป็นระบบงานใหญ่ ความซับซ้อนของงาน
ย่อมมากขึ้น อาจเริ่มจากสภาพปัญหา โดย รวบรวมข้อมูลปัญหาและ ความต้องการ ต่าง ๆ จากผู้เกี่ยวข้อง เช่น ผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติงาน เพื่อสรุป และศึกษา ความเป็นไปได้ ในการพัฒนาระบบงานให้ การกําหนดความต้องการ (Requirements Specification) เป็นความต้องการ ประสิทธิภาพการทํางานจากระบบงานให้ รวบรวมข้อมูลความต้องการโดยใช้เครื่องมือทางสถิติ เช่น แบบสอบถาม แบบสัมภาษณ์ การสังเกต เพื่อหาข้อสรุปรวมกันที่ชัดเจนระหว่างผู้พัฒนาระบบและผู้ใช้ ระบบ การกําหนดความต้องการนั้นมีแนวทางในการดําเนินงาน ดังนี้
1.) ประสานงานรวบรวมข้อมูลจากผู้ที่เกี่ยวของกับระบบ เพื่อประมวลความต้องการทั้งหมด
2.) จัดทําข้อสรุปความต้องการ บันทึกลงเอกสาร และลงนามทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เพื่อป้องกัน ข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในขั้นตอนรับมอบระบบงาน
3.) การให้คําจํากัดความตาง ๆ ในเอกสาร ต้องมีความชัดเจน ไม่กํากวม การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) ศึกษาสิ่งที่เกี่ยวของกับระบบงานที่เป็นปัจจัย เอื้อต่อการทํางาน หรืออุปสรรคในการทํางานมีแนวศึกษา ดังนี้
1.) ศึกษาความเป็นไปได้ด้านเทคนิค (Technical Feasibility) เช่น ศึกษาระบบ คอมพิวเตอร์ที่มีอยู่เดิมต้องปรับปรุง (Upgrade) ประสิทธิภาพเครื่องอย่างไรบาง
2.) ศึกษาความเป็นไปได้เชิงเศรษฐศาสตร์ (Economical Feasibility) เช่น ต้นทุนค่าใช้จ่าย ในการดําเนินงานระบบงานให้ หรือด้านงบประมาณที่ได้รับการจัดสรร รวบรวมโดย นางพวงพรรณ สุพิพัฒนโมลี ตําแหน่ง ครูชํานาญการ โรงเรียนชัยภูมิภักดีชุมพล
3.) ศึกษาความเป็นไปได้ด้านการปฏิบัติงาน (Operational Feasibility) เช่น ทักษะเดิมของ ผู้ใช้ระบบงานให้ การยอมรับระบบให้ที่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในการทํางาน
2. ขั้นวางแผนและการออกแบบ (Planning & Design) ขั้นตอนการวางแผนวิเคราะลําดับการทํางานมีหลายวิธีให้เลือกใช้ เช่น วิธีอัลกอริทึม (Algorithm) วิธีซูโดโคด (Pseudocode Design) วิธีผังงาน (Flowchart) ลําดับขั้นตอนการออกแบบ ระบบ เช่น การออกแบบรูปแบบการแสดงผล (Output Design) การออกแบบรูปแบบการนําเข้า ข้อมูล (Input Design) มีแนวทางการออกแบบระบบ ดังนี้
1.) จํานวนและประเภทเนื้อหาของข้อมูล (Content) ต้องมีเพียงพอ ครบถ้วนสมบูรณ์ นําเสนอเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวของกันและแยกเป็นระบบงานย่อย
2.) รูปแบบ (Form) การนําเสนอข้อมูลต้องอยู่ในรูปแบบที่ผู้ใช้ระบบเข้าใจงาย เช่น การ นําเสนอข้อมูลสรุปด้วยกราฟดีกว่าการนําเสนอข้อมูลสรุปในรูปแบบตาราง
3.) รูปแบบแสดงผล (Output Format) คํานึงว่าเป็นการแสดงผลรายงานทางจอภาพ หรือ เครื่องพิมพ์ เพราะการกําหนดรูปแบบ และรายละเอียดมีความแตกตางกัน
3. ขั้นดําเนินการเขียนคําสั่งงาน (Coding) เป็นขั้นตอนเขียนคําสั่งควบคุมงาน ด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ตามกฎเกณฑ์ไวยากรณ์ที่กําหนดไว้ ต้องลําดับคําสั่งตามขั้นตอนที่วิเคราะห์ว่า สําหรับขั้นตอนการเขียนคําสั่งงาน มีแนวทางดําเนินงาน ดังนี้
1.) จัดทีมงานในองค์กรวิเคราะห์และพัฒนาระบบงานเอง มีข้อดี คือ ปรับแก้ไขโปรแกรมได้ ตามต้องการ ได้รับความรวมมือจากคนในองค์กรในระดับดี เพราะเป็นกลุ่มบุคคลในองค์กร เดียวกัน ข้อเสีย คือ หากไม่มีหน่วยงานรับผิดชอบโดยตรง เป็นการทํางานเฉพาะกิจ จะ เกิดความเสี่ยงในระบบงาน เช่น งานลาชา หรืองานไม่เสร็จสิ้นตามกําหนด
2.) จัดซื้อโปรแกรมสําเร็จรูป ข้อดี คือ มีโปรแกรมที่นํามาใช้กับงานได้ทันที งานขององค์กรไม่ หยุดชะงัก และมีบริการอบรมการใช้โปรแกรม ส่วนใหญ่โปรแกรมออกแบบมาดี จึงใช้งาน ง่าย ข้อเสีย คือ โปรแกรมสําเร็จรูปมีข้อจํากัดในตัวเอง ไม่สามารถตอบสนองความ ต้องการผู้ใช้ระบบได้ครอบคลุมทุกด้าน และผู้ใช้ไม่สามารถแก้ไขข้อจํากัดตาง ๆ ของ โปรแกรมได้ด้วยต้นเอง
3.) จัดจ้างบริษัทพัฒนาระบบ ข้อดี คือ พัฒนาระบบงานได้รวดเร็วเพราะมีทีมงานที่มีความ ชํานาญงานระบบงานตรงตามความต้องการของผู้ใช้ระบบ ข้อเสีย คือ ค่าจ้างการพัฒนามี ราค่าสูง เพราะต้องวิเคราะห์ระบบงานให้ และรวมราคาการบํารุงรักษาโปรแกรมใน อนาคตไวแล้ว
4. ขั้นทดสอบและแก้ไขโปรแกรม (Testing & Debugging) การทดสอบการทํางานของโปรแกรมแบงออกเป็น 2 ช่วงคือ ช่วงแรกทดสอบโดยพัฒนา ระบบงานเองโดยใช้ข้อมูลสมมติ ทดสอบเพื่อหาข้อผิดพลาดจากการใช้ไวยากรณ์คําสั่ง และวิเคราะห์ เปรียบเทียบผลลัพธ์การทํางานกับจุดประสงค์ของงาน หากไม่มีข้อผิดพลาดใด ๆ จึงสงมอบการทําสอบ อีกช่วงคือ ทดสอบโดยผู้ใช้ระบบงานจริง ทั้งนี้ข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทดสอบ โดยสรุปมี 2 รูปแบบ คือ
1.) ข้อผิดพลาดที่เกิดจากการใช้คําสั่งผิดรูปแบบไวยากรณ์ที่ภาษากําหนดไว้ (Syntex Errors)
2.) ข้อผิดพลาดที่เกิดจากกระบวนการวิเคราะห์งานผิด (Logic Error) กรณีระบบงานขนาดใหญ่ การทดสอบระบบงานให้ โดยผู้ใช้ระบบอาจต้องฝึกอบรมการใช้ โปรแกรมก่อนแล้วจึงหาข้อสรุปข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น มีแนวทางจัดฝึกอบรมการใช้โปรแกรม ดังนี้
1.) ฝึกอบรมโดยวิทยากร ใช้วิธี บรรยาย สาธิต และจําลองข้อมูลนําเข้า เพื่อทดสอบระบบ
2.) เรียนรู้ด้วยต้นเอง ผู้ใช้ระบบศึกษาอ่านจากคู่มือระบบงาน หรือใช้ซีดีรอมเรียนรู้ด้วยต้นเอง
5. ขั้นจัดทําคู่มือระบบ (Documentation) เมื่อโปรแกรมผ่านการทดสอบ ผู้พัฒนาระบบจะต้องรวบรวมเอกสารเพื่อจัดทําคู่มือการใช้ ระบบงานให้ คู่มือระบบงานมีความสําคัญมาก เพราะเปรียบเสมือนกับพิมพ์เขียวของบาน คู่มือระบบ จึงถูกใช้เพื่อศึกษารูปแบบระบบงานเพื่อพัฒนาระบบในอนาคต คู่มือระบบมีหลายรูปแบบ เช่น
1.) คู่มือสําหรับผู้ใช้ระบบ (User Documentation) เป็นส่วนอธิบายขั้นตอนการทํางานของ ระบบเพื่อให้ผู้ใช้ระบบเรียนรู้การทํางาน เช่น วิธีกรอกข้อมูลในส่วนตาง ๆ
2.) คู่มือระบบงาน (System Documentation) จัดทําสําหรับผู้ดูแลระบบ เช่น ขั้นตอนการ ติดตั้งโปรแกรม การแก้ปัญหาระบบงานขั้นพื้นฐาน
6. ขั้นการติดตั้ง (Implementation)ป็นขั้นตอนนําระบบให้ที่ผ่านการทดสอบ และได้รับการยอมรับจากกลุ่มตัวแทนผู้ใช้ระบบว่า สามารถนํามาทดแทนระบบงานเดิม มีแนวทางใช้ระบบงานให้ ดังนี้
1.) ติดตั้งระบบแบบหยุดระบบงานเดิมทั้งหมด และใช้ระบบงานให้ทันที (Direct Changeover) วิธีนี้สะดวกกับผู้ใช้คือ ทํางานระบบงานเดียว แต่มีความเสี่ยงสูง หาก ระบบงานให้มีปัญหาจะไม่สามารถใช้ระบบงานระบบใดได้เลย
2.) ติดตั้งระบบแบบคู่ขนาน (Parallel Running) เป็นการทํางาน 2 ระบบในคราวเดียวกัน เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับระบบงานให้ ยังคงมีระบบงานเดิมสํารองความผิดพลาด ที่ไม่อาจคาดคิด เกิดขึ้นได้ แต่เป็นการเพิ่มภาระงานของผู้ใช้ระบบที่ต้องทํางานทั้ง 2 ระบบ จนกว่าแน่ใจว่าระบบงานให้ สามารถใช้รองรับการทํางานได้โดยไม่มีข้อผิดพลาดใด ๆ
3.) ติดตั้งระบบแบบทีละเฟส (Phase Changeover) เป็นการติดตั้งระบบย่อยทีละระบบจาก ระบบงานทั้งหมด เพื่อพิจารณาประสิทธิภาพการทํางาน หากมีข้อผิดพลาดที่เฟสใดจะ ดําเนินการแก้ไขเฉพาะเฟสนั้นก่อน จากนั้นจึงขยายจนครบทั้งระบบ
4.) ติดตั้งระบบแบบโครงการนํารอง (Pilot Project) พิจารณาจัดทําเฉพาะงานของหน่วยงาน ในองค์กรที่มีความสําคัญและความจําเป็น พิจารณาผลงานที่ได้ หากไม่มีปัญหาเรื่องใด จึง ขยายระบบงานตอไป
7. ขั้นการบํารุงรักษา (Maintenance) เป็นการดูแลระบบงานหลังติดตั้งระบบ ให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานได้ตลอดเวลา สาเหตุที่ต้อง บํารุงรักษา มีดังนี้
1.) การบํารุงรักษาด้วยการแก้ไขระบบให้ถูกต้อง (Corrective Maintenance) เป็น ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นหลังจากมีการใช้ข้อมูลจริงในระบบงาน ซี่งตรวจสอบไม่พบในขั้นการ ทดสอบระบบ
2.) การบํารุงรักษาด้วยการปรับปรุงให้ดีขึ้น (Perfective Maintenance) เป็นการปรับ ระบบงานกรณีผลกระทบอื่น เช่น การปรับปรุงการคํานวณภาษีที่มีการเปลี่ยนแปลงไปตาม นโยบายของรัฐ
3.) การบํารุงรักษาด้วยการป้องกัน (Preventive Maintenance) เช่น ป้องกันการเกิดความ สูญหายของข้อมูลที่อาจเกิดจากระบบไฟฟ้า การทําระบบสํารองข้อมูล การป้องกันไวรัส คอมพิวเตอร์ (Virus) การบุกรุกข้อมูล (Hacker)